Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Versione 1.0 — Agosto 2026
La presente Informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali e dei dati fiscali e contabili degli utenti che utilizzano la piattaforma VIGILO.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Monoover, come identificato all'Art. 12 dei Termini di Servizio. Il Titolare può essere contattato per ogni questione relativa alla protezione dei dati all'indirizzo support.vigilo@monoover.it. Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati ai sensi dell'art. 37 del GDPR, non ricorrendone i presupposti di legge.
2. Categorie di dati trattati
Dati anagrafici e identificativi: nome, cognome, indirizzo e-mail, codice fiscale, partita IVA, codice ATECO, dati di contatto e di fatturazione.
Dati fiscali e contabili: dati strutturati estratti dalle fatture elettroniche attive e passive, importi dei movimenti, spese, contributi versati, coefficienti di redditività applicati, ricavi cumulati, scadenze di pagamento e anagrafiche di clienti e fornitori inserite dal Cliente.
Contenuti testuali liberi: note, descrizioni dei movimenti e delle commesse inserite dal Cliente.
Immagini di documenti: fotografie di scontrini o documenti di acquisto caricate dal Cliente, ove tale funzione sia attiva.
Dati di pagamento: gli estremi degli strumenti di pagamento non transitano né sono memorizzati sui sistemi del Fornitore, ma sono trattati direttamente da Stripe Inc., quale autonomo titolare.
Dati di navigazione e log tecnici: indirizzo IP, data e ora degli accessi, tipo di browser e registri di sistema conservati dalle infrastrutture di hosting per finalità di sicurezza.
3. Finalità e basi giuridiche
a) Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR): registrazione, creazione del profilo, calcolo delle imposte e dei contributi, monitoraggio delle soglie di ricavo, invio delle comunicazioni di servizio ed erogazione dell'assistenza tecnica.
b) Adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR): emissione delle fatture di abbonamento, tenuta della contabilità del Fornitore, adempimento di ordini delle Pubbliche Autorità.
c) Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR): sicurezza informatica, prevenzione delle frodi, protezione dell'infrastruttura e tutela dei diritti del Fornitore in sede giudiziaria. Il bilanciamento degli interessi effettuato dal Titolare dimostra che tale trattamento non lede i diritti fondamentali dell'interessato, essendo limitato ad aspetti di protezione tecnica.
4. Destinatari dei dati e responsabili esterni
I dati dell'utente non sono venduti, ceduti o scambiati con terze parti per finalità commerciali o di marketing. I dati sono comunicati esclusivamente ai seguenti fornitori tecnologici, nominati Responsabili esterni del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR:
Supabase Inc. — infrastruttura di database e servizio di autenticazione. I dati sono ospitati su server ubicati nell'Unione Europea (Irlanda) e protetti da cifratura del supporto di memorizzazione e del canale di trasmissione.
Vercel Inc. — servizi di hosting e di esecuzione dell'applicazione web.
Stripe Inc. — gestione dei pagamenti ricorrenti, in qualità di autonomo titolare per i dati degli strumenti di pagamento.
Resend — invio dei messaggi di posta elettronica di servizio (conferma della registrazione, avvisi, comunicazioni contrattuali).
A-Cube S.r.l. — intermediario autorizzato per l'acquisizione delle fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio, limitatamente ai Clienti che abbiano sottoscritto il Piano Pro e conferito la delega di cui all'Art. 12-bis dei Termini.
Servizi di verifica dei dati d'impresa — utilizzati esclusivamente in fase di registrazione per la verifica formale della partita IVA dichiarata dal Cliente.
L'elenco aggiornato dei Responsabili esterni è disponibile su richiesta scrivendo all'indirizzo di assistenza.
5. Trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea
I dati degli utenti sono ospitati su server ubicati nell'Unione Europea. L'architettura dei fornitori cloud può tuttavia comportare l'instradamento di log tecnici verso server situati negli Stati Uniti d'America. Il Titolare garantisce che tali trasferimenti avvengono esclusivamente verso fornitori certificati ai sensi dell'EU-U.S. Data Privacy Framework ovvero mediante sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.
6. Misure di sicurezza adottate
Il Titolare adotta le seguenti misure tecniche e organizzative:
Isolamento dei dati fra utenti applicato a livello di database e non soltanto a livello di interfaccia: ogni utente può accedere esclusivamente ai propri dati. Tale isolamento è oggetto di verifiche automatiche periodiche.
Cifratura del canale di comunicazione (HTTPS) e cifratura del supporto di memorizzazione da parte del fornitore dell'infrastruttura.
Cifratura applicativa aggiuntiva dei contenuti testuali liberi inseriti dal Cliente (note e descrizioni), che risultano illeggibili anche a chi acceda direttamente alla base dati.
Accesso amministrativo alla base dati limitato al personale tecnico strettamente necessario e registrato.
Conservazione periodica di copie di sicurezza dei dati, custodite in forma cifrata.
Il Titolare precisa che i dati fiscali e contabili strutturati (importi, ricavi, anagrafiche di clienti e fornitori) sono conservati in forma leggibile all'interno della base dati, in quanto necessari all'esecuzione dei calcoli fiscali che costituiscono l'oggetto stesso del Servizio. Il Titolare non dichiara pertanto alcuna architettura a "conoscenza zero" e non subordina la leggibilità dei dati al possesso di chiavi detenute esclusivamente dall'utente.
Le immagini dei documenti eventualmente caricate dal Cliente per l'estrazione automatica dei dati sono elaborate localmente nel browser del Cliente e non sono trasmesse a servizi di terze parti per il riconoscimento del testo.
7. Violazione dei dati personali
In caso di violazione dei dati personali che presenti un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, il Titolare provvede alla notifica all'Autorità Garante entro settantadue ore dal momento in cui ne viene a conoscenza, ai sensi dell'art. 33 del GDPR, e alla comunicazione agli interessati nei casi previsti dall'art. 34 del GDPR.
8. Cookie e tecnologie di tracciamento
L'Applicazione non utilizza cookie di tracciamento, di profilazione o di marketing, né di prime parti né di terze parti. Sono utilizzati esclusivamente cookie tecnici e di sessione strettamente necessari al funzionamento della piattaforma, ossia cookie di autenticazione per il mantenimento della sessione dopo l'accesso e cookie tecnici di stabilità del servizio.
Tali cookie non richiedono consenso preventivo ai sensi dell'art. 122 del D.Lgs. 196/2003 e del Provvedimento del Garante dell'8 maggio 2014. L'utente non visualizza pertanto alcun banner relativo ai cookie, non sussistendo attività di tracciamento soggette a consenso. Qualora in futuro il Titolare introduca strumenti di analisi statistica, si impegna a utilizzare soluzioni che non impieghino cookie né raccolgano dati personali, ovvero a richiedere il consenso esplicito dell'utente prima della loro attivazione.
9. Periodo di conservazione e diritto alla cancellazione
I dati fiscali e i documenti inseriti dall'utente restano memorizzati per l'intera durata del rapporto contrattuale. In caso di cancellazione dell'account o di recesso definitivo, i dati contabili, le fatture acquisite e le immagini dei documenti sono eliminati in modo definitivo entro trenta giorni dalla richiesta.
Sono conservati per dieci anni, a norma dell'art. 2220 del Codice Civile e delle disposizioni fiscali applicabili, i soli dati anagrafici e di fatturazione relativi agli abbonamenti effettivamente incassati dal Fornitore. Sono altresì conservate, anche successivamente alla cancellazione dell'account, le registrazioni attestanti il rilascio dei consensi, ai sensi dell'art. 17, par. 3, lett. b) ed e) del GDPR, in quanto necessarie a dimostrare la liceità del trattamento cessato.
La richiesta di cancellazione può essere inoltrata all'indirizzo support.vigilo@monoover.it.
10. Diritti dell'interessato e reclamo al Garante
L'utente può esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR: accesso ai propri dati, rettifica dei dati inesatti, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati in formato strutturato e di uso comune, opposizione al trattamento per motivi legittimi. Le richieste vanno inoltrate a support.vigilo@monoover.it. Il Titolare risponde senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta.
L'utente ha inoltre diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa vigente.